在管理中介费时，保证公平和透明是非常重要的。以下是一些建议：
设立明确的管理规定：公司应制定明确的中介费管理办法，包括费用标准、费用报销流程、审批程序等，确保每位员工都清楚中介费的使用规定。
公开透明的费用结构：公司应在内部公开中介费的费用结构，明确各项费用的用途和标准，避免随意涨价或乱收费。
实行审批制度：所有中介费用的支出都应按照公司设立的审批流程进行，确保费用支出的合理性和必要性，避免滥用中介费。
定期审查和监督：公司应定期对中介费的使用情况进行审查和监督，确保费用的使用符合规定，避免出现违规情况。
建立投诉渠道：公司应建立投诉渠道，让员工可以匿名举报中介费管理中的不当行为，及时发现和处理问题。
案例分析：某公司在制定了明确的中介费管理办法后，发现一名员工私自与供应商协商提高中介费标准，违反了公司规定。公司立即对该员工进行处理，并加强了对中介费的监督和审查，从而避免了类似问题再次发生。
综上所述，通过建立明确规定、公开透明费用结构、实行审批制度、定期审查监督和建立投诉渠道等措施，可以有效保证中介费管理的公平和透明性。